Tanto nel lavoro, quanto nella vita privata, imparare a confrontarsi in modo corretto con le priorità è una delle chiavi per gestire al meglio il tempo e abbattere lo stress.
Il 34° Presidente degli Stati Uniti d’America, Dwight D. Eisenhower, ci viene in soccorso. Il suo dover prendere continuamente delle decisioni lo ha portato a definire quello che viene ormai considerato il “Principio di Eisenhower”, una mano santa per quanto riguarda la gestione del tempo e delle priorità.
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Che cosa ci insegna il Principio di Eisenhower?
Il modo più efficace per gestire le priorità è suddividerle in base all’urgenza e all’importanza.
La Matrice di Eisenhower dà un volto grafico a questo principio perché permette di avere a portata di mano una panoramica visiva di tutte le cose da fare e di tenere sempre sotto controllo il quadro generale della situazione.
Se hai, quindi, l’impressione di essere spesso oberatə di cose da fare, sia sul lavoro, sia nella vita privata, ti consiglio di prendere carta e penna e sederti 2 minuti: ti spiego come realizzarla.
La Matrice di Eisenhower: versione base
Te la presento. Nel mio template ho utilizzato colori diversi rispetto a quelli che spesso vengono proposti nei template disponibili on line ma non è l’unico cambiamento che ho fatto.
Iniziamo. Ogni riquadro ha un suo significato.
Puoi scaricare gratuitamente il template che uso per la matrice di Eisenhower cliccando qui. Per utilizzare il file e poterlo adattare alle tue esigenze, una volta che lo avrai aperto, clicca sul menù File e poi su Crea una copia.
Da Fare Adesso: il riquadro delle “Crisi”
Il primo riquadro è quello della “Crisi”: racchiude le cose che vanno gestite immediatamente → non oggi, non tra un’ora ma ADESSO.
Utilizzalo con parsimonia, quindi, perché le cose che inserirai al suo interno richiedono un tuo personale intervento immediato. Non sono delegabili né rimandabili: vanno gestite subito. Per questo motivo quel riquadro non è verde, come spesso mi capita di vedere nei template disponibili online, ma rosso.
Il colore di questo riquadro deve richiamare l’idea di una situazione di allarme, perché il senso è proprio questo.
Cosa inserire al suo interno? Tutte le cose che richiedono di essere gestite da te personalmente e immediatamente perché, se non lo fai, non raggiungi i tuoi obiettivi, rischi di perdere del denaro o la reputazione.
Occhio → Non è un caso che ci siano solo 3 righe segnate nel primo riquadro.
Sicuramente sei una persona iper-efficiente se sei arrivata a leggere fin qui e sei abituata a gestire davvero un sacco di cose.
Ti faccio una domanda, quindi:
Quante “situazioni critiche” pensi di riuscire a gestire in modo efficace, personalmente e contemporaneamente?
Assicurati, quindi, che questo riquadro resti il più a lungo possibile vuoto o che non abbia più di 2 o 3 azioni da compiere. Se hai la necessità di inserirne più di 3, a meno che non ci sia un evento davvero imprevedibile e catastrofico in atto, c’è qualcosa che non va nella pianificazione e nella delega.
Pianificare: ovvero, come allenare le capacità organizzative?
Eccoci al secondo riquadro, quello dedicato alla pianificazione. Al suo interno vanno inserite le cose che devi fare personalmente perché sono importanti ma che non sono urgenti.
Se riesci a gestire bene cosa inserire in questo riquadro (e in quello successivo) le situazioni critiche da codice rosso saranno davvero poche.
La chiave sta proprio nell’allenare le proprie capacità organizzative.
Per esempio…
- Sai che tra una settimana dovrai consegnare un progetto? Inseriscilo qui, insieme dalla data di consegna.
- Hai bisogno di formare un tuo collaboratore? Pianifica e inserisci l’azione in questo riquadro.
- Hai supervisionare un flusso di lavoro? Inserisci una nota in questo riquadro così potrai seguirne l’andamento e intervenire in caso di problemi.
- Devi pianificare una nuova strategia che ti porterà a raggiungere degli obiettivi? Inseriscila qui.
- Hai bisogno di acquisire delle nuove skill? Scegli le date e pianifica.
Come avrai capito, per rendere efficace questo riquadro l’ideale è imparare darsi delle scadenze e rispettarle. Se lavori con altre persone, quindi, impara a chiedere: “Entro quanto tempo ti occorre?”.
Ricorda anche di negoziare sempre le tempistiche in base ai tuoi impegni noti.
Delegare: eh, sì… Impara -di chi- Fidarti!
Eccoci al terzo riquadro, quello dedicato alle cose urgenti ma non importanti. Al suo interno vanno inserite le cose che devono essere gestite nel più breve tempo possibile ma che non richiedono il tuo personale intervento perché non sono legate al raggiungimento dei tuoi obiettivi.
Per capire meglio cosa inserire in questo riquadro, torniamo di nuovo a te, personcina iper-efficiente (o iper-incasinata).
La tua giornata dura 24 ore di cui, mi auguro, che trascorri più o meno nel seguente modo:
- 6–8 ore a dormire;
- 8 ore (massimo!) a lavorare;
- delle 8/10 ore restanti: spostamenti, soddisfazione dei tuoi bisogni primari, svago e tempo libero.
Se vuoi che lo stress non bussi troppo spesso alla tua porta ogni mattina devi imparare a liberarti dei pensieri che ti remano contro.
Di seguito, 2 dei pensieri tipici delle persone che hanno difficoltà a delegare e che, continuando a mantenerli, finiscono per renderci ancora più incasinati e stressati:
- “Io sono in grado di gestire TUTTO” → Se ti rivedi in questo pensiero, già ti adoro perché, sorpresa: eccomi qua! Questo tipo di pensiero mi ha accompagnata a lungo durante l’adolescenza e oltre. Generalmente affonda le sue radici in profondità nell’ambiente in cui si è cresciuti e se continui a mantenerlo è perché ormai dentro di te si è consolidata l’idea (sbagliata) che puoi fidarti soltanto di te stesso o te stessa.
La risposta, mi dispiace dartela e già so che avrai mille scuse e mille “però”, è questa: No, tu non sei in grado di gestire tutto da solə. Non puoi farlo se vuoi una vita serena e poco stressante: devi imparare a delegare. - Chi fa da Sé fa per Tre (alias, Non mi Fido di Nessuno) → Sinceramente, non c’è detto più idiota per me del “Chi fa da Sé fa per Tre” e ne ho le prove:
– Se hai bisogno di toglierti un dente o di curartelo, non fai da te → vai dal dentista;
– Se soffri di appendicite, non ti operi da solo → vai dal chirurgo;
– Ogni volta che hai voglia di mangiare un’ananas, non vai in Costa Rica a raccoglierla dalla pianta → te lo fai dare dal fruttivendolo, che a sua volta se lo fa portare da un autista di camion, che a sua volta se lo fa caricare sul camion da uno scaricatore di porto, e così via. Alla fine c’è qualcuno che raccoglie l’ananas dalla pianta… ma abita in Costa Rica. L’unica azione che fai quando hai voglia di mangiare un’ananas è andare a comprarla dal fruttivendolo sotto casa.
Potrei continuare all’infinito con gli esempi che saranno anche esempi molto basic ma spero che ti aiutino a capire che ci sono cose che vale la pena fare da soli e altre che, invece, vale la pena delegare.
Per delegare in modo efficace, devi dedicare del tempo alla formazione dei tuoi collaboratori e fargli acquisire le skill che tu già possiedi. Non sto parlando solo di skill tecniche ma anche di valori quali, per esempio, il senso di responsabilità, l’etica professionale, la consapevolezza di quali siano le cose davvero importanti sulle quali devono concentrarsi. Le soft skill quindi.
Ognuno, poi, è diverso: il tuo compito è capire chi hai di fronte, capire come potenziare le skill che già possiede e provare a nutrire tutto ciò che, per i motivi più svariati, non quella persona non ha avuto ancora modo di nutrire.
In questo modo finirai per circondarti di persone di cui puoi fidarti, alle quali affidare le azioni che inserirai in questo riquadro.
E ricorda: non è mai richiesto il dover essere “iper”; basta essere soltanto “efficienti”.
Lascia Perdere: Relax, Take it Easy!
Eccolo qui, il mio riquadro preferito: quello delle cose che non sono urgenti, né importanti. Al suo intero va inserito tutto ciò che non richiede di essere gestito immediatamente, delegato o pianificato.
In altre parole, va inserito tutto ciò che può distrarti dalla gestione delle cose urgenti e importanti che hai inserito nei blocchi precedenti.
Puoi anche decidere di svolgere queste azioni ma è importante che tu lo faccia senza una particolare scadenza e senza che la loro gestione abbia un impatto sulle azioni che hai inserito negli altri riquadri.
Se ti arrivano richieste da inserire in questo riquadro, appuntale e tienile comunque d’occhio: non è detto, ma con il tempo potrebbero richiedere di essere gestite, delegate o pianificate.
Arriva il riquadro verde: quello delle cose portate a termine
Nella mia matrice di Eisenhower c’è un riquadro in più rispetto ai template standard ed è l’unico in verde. Si tratta del riquadro del “Fatto!!”: sposto qui tutte le azioni che ho portato a termine e che avevo inserito nei riquadri precedenti.
Ti consiglio di usarlo: a fine mese potrai congratularti con te stessə proprio perché avrai la consapevolezza di aver gestito in modo efficace ed efficiente tutto quello che dovevi gestire.
